第一章 总 则

第一条 为了加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进我校档案工作高质量发展，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》《天津市档案条例》等，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校事业发展不可或缺的一项基础性、支撑性工作。学校坚持党对档案工作的领导，保障档案工作依法依规开展。

第四条 各基层单位在工作活动中形成的各种门类、不同形式、不同载体的档案，均由档案馆集中统一管理，以确保档案完整、准确、系统和安全，便于档案信息资源的开发利用，更好发挥档案工作在历史留存、资政辅政、文化育人方面的作用。

第二章 管理体制及其机构职责

第五条 学校档案工作，接受天津市教委的领导，同时接受天津市档案局的业务指导、监督和检查。

第六条 学校档案工作由校长领导。分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第七条 档案馆是负责学校档案管理和服务工作的职能部门，是集中保存和提供利用学校档案的专门机构。其主要职责是：

（一）贯彻执行国家和天津市有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、保管、统计各类档案及有关资料，指导、检查、协助各单位做好立卷归档；

（四）负责全校涉密档案、敏感档案的保密管理工作，落实档案保密管控措施，协同学校保密工作部门做好档案失泄密风险防范；

（五）编制检索工具，开发档案信息资源，推进新时代学校档案编研；

（六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（七）开展档案的开放和利用工作，为各方面利用档案资源提供服务；

（八）负责建立健全学校档案工作网络及对专（兼）职档案工作人员开展业务培训；

（九）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能，助推学校立德树人根本任务的贯彻落实；

（十）开展档案学术研究和交流活动。

第八条 各单位均有履行《中华人民共和国档案法》，做好本单位档案工作的责任和义务。加强对本单位档案工作的领导，确定一名领导分管档案工作。全校教职工都有配合专（兼）职档案工作人员做好本岗位所承担工作的档案收集、整理、分类的责任和义务。

各单位主管档案工作领导职责：

（一）组织本单位教职工学习档案法律、法规，执行学校档案工作规章制度，将档案工作纳入工作计划；

（二）根据本单位立卷归档的工作量配备相应人员，并将有关设备、档案装具及档案业务培训等所需经费列入部门的年度预算；

（三）加强与档案馆的联系，共同做好对专（兼）职档案工作人员的业务指导、监督和检查工作，确保按时归档。

各单位专（兼）职档案工作人员职责：

（一）严格执行档案工作的法律、法规和规章制度；

（二）参加档案业务培训，掌握档案管理工作的基本技能；

（三）根据学校有关规定和部门职责，确定本单位归档范围；

（四）负责本单位文件材料的收集、整理、立卷和归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；

（五）做好本单位档案的安全和保密工作。

第三章 档案的立卷与归档

第九条 学校实施纸质档案材料和电子档案材料同步归档。各类文件材料的归档范围和保管期限规定按照《天津师范大学档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。

第十条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各单位负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷，指导立卷人员按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，填写备考表，报主管领导审核签字后，由立卷部门或业务主管职能部门统一移交档案馆。

第十一条 各单位立卷归档的文件材料，应符合下列要求：

（一）归档的文件材料同一类的应格式一致，书绘装订工整，字迹、声像清晰，禁用圆珠笔、铅笔书写，禁用复写。归档的文件材料原则上要求必须是原件；

（二）归档的文件材料应齐全完整。已破损文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。

第十二条 归档时间及手续：

（一）党政类等按自然年度归档的档案在次年六月底前归档；

（二）教学类等按教学年度归档的档案在次学年十二月底前归档；

（三）科研类和专题性、成套性档案在项目完成鉴定后两个月内归档；

（四）基本建设类档案在项目完成后三个月内归档；

（五）仪器设备类档案在设备验收完成后归档；

（六）财会类档案归档时间按照财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》执行；

（七）教职工逝世五年后，其人事类档案由学校人事档案管理部门移交档案馆保存；

（八）各单位形成的音像类、实物类档案应随时归档；

（九）重大活动和突发事件档案归档时间按照国家档案局颁布的《重大活动和突发事件档案管理办法》执行。

接收档案必须履行相关手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方必须签名盖章。

第十三条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的档案材料，必须按照规定及时归档，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。

第十四条 个人在其非职务活动中形成的各种载体形式的重要档案材料，档案馆可以通过接受捐献、购买、代存等方式进行收集。

第十五条 学校各单位发生机构变动、职能调整或者撤销、合并等情形时，应向有关单位或者档案馆移交档案；接受职能并入的单位或新成立的单位，应及时调整归档范围和档案保管期限。

第四章 档案的管理

第十六条档案馆根据《天津师范大学档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表》对馆藏档案进行分类、编号、排列上架、编制检索工具；根据档案的保密程度，确定不同的利用范围，建立档案借阅和审批制度；做好档案利用登记。

第十七条档案馆要逐步采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第十八条 档案馆建立和健全档案库房管理有关制度。配置专人负责档案库房的技术管理工作，对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向主管校领导报告，及时处理。

第十九条 档案馆对保管期限已满的档案应根据有关规定组织相关人员进行鉴定。对失去保存价值，需销毁的档案，应编制清册，经有关部门审核，主管校领导审批，校长办公会议审议通过后，予以销毁。销毁时应指定专人监销，学校有关部门要派人参加，并在档案销毁清册上签名、盖章。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

涉密档案销毁必须严格按照保密相关规定执行。

第二十条 档案馆要建立档案统计、检查制度，定期对档案的收集、整理、保管利用和馆内各种数据情况进行检查和统计。档案馆应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第二十一条 图书馆、博物馆等单位保存的文物、文献信息同时是档案的，依照有关法律、行政法规的规定，可以由上述单位自行管理。

档案馆与前款所列单位应当在档案的利用方面互相协作，可以相互交换重复件、复制件或者目录，联合举办展览，共同研究、编辑出版有关史料。

第二十二条 学校加强对红色档案的收集保管保护。

档案馆以及全校各单位对重要、珍贵的红色档案，应当优先开展抢救和修复。发现红色档案可能严重损毁的，应当立即采取保护措施，并及时向上级档案主管部门和有关主管部门报告。

第五章 档案的利用和公布

第二十三条 档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，学校任何部门或者个人无权公布学校档案。

属于下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密和学校重大利益的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十四条 档案馆应按照规定向全校和社会开放档案。档案馆开放和提供利用档案，应遵循下列规定：

（一）单位和个人持有身份证、护照、工作证、介绍信等合法证明，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以依法利用已经开放的档案；

（二）境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理；

（三）因经济建设、国防建设、教学科研和其他工作需要利用未开放档案的，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请上级主管部门审查批准；

（四）档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆馆长批准；

（五）利用档案原则上一律在馆内进行。校内有关单位确因工作需要外借档案时，须填写《天津师范大学档案借阅登记表》，办理借阅登记手续。档案借出时间一般不得超过5个工作日，借出档案单位必须对档案的安全、完整和保密负责，严禁相互转借。对借出档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，视不同情况，报学校严肃处理；

（六）严禁涉密档案外借。需查阅涉密文件，需经学校保密工作部门审批，并且在档案馆指定涉密阅览室查阅，严禁摘抄、复制、拍摄、传播涉密档案信息。

第二十五条 档案开放应设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为利用档案创造便利条件。

第二十六条 社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆无偿和优先提供。寄存在档案馆的档案归寄存者所有，档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第二十七条 根据国家有关规定，加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力，档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。

第二十八条 档案馆可采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。积极创造条件，将档案馆建设成档案学专业实践教学基地。

第二十九条 档案馆应当加强馆藏档案开发利用，强化档案资政服务，通过专题展览、开发档案文化创意产品、公益讲座、媒体宣传等方式，进行爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育，服务文化传承发展，弘扬社会主义核心价值观。

第六章 档案信息化建设

第三十条 学校将档案信息化纳入信息化发展规划，为馆藏档案数字化设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第三十一条 学校积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

第三十二条 电子文件的归档要求按照《天津师范大学电子文件归档管理实施细则》的有关规定执行。

第七章 条件保障

第三十三条 学校将档案工作所需经费列入预算，要随着馆藏数量增加和不同载体档案业务的拓展增加经费，保证档案工作的需求。

第三十四条 学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》的要求及时进行改扩建或者新建。

档案馆应设有专门库房存放涉密档案，声像、电子等特殊载体档案，配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十五条 档案馆编制人数由学校根据本校馆藏数量和工作任务确定。学校各单位根据实际，确定一名或多名专（兼）职档案工作人员负责本单位具体的档案工作。

第三十六条 专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第八章 奖励与处罚

第三十七条 学校建立健全档案工作检查、考核、评估制度，定期对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十八条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施条例》规定的程序和处理方法予以处罚。

第三十九条 对档案管理中有违规违纪违法行为的责任人员依规依纪依法给予相应处理；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

第九章 附 则

第四十条 本办法由档案馆负责解释。

第四十一条 本办法自发布之日起施行，《天津师范大学档案管理办法》（师大政发〔2009〕10号）同时废止。