关于印发《天津师范大学学生班级信息

档案管理实施办法》的通知

各学院，机关各部、处（室），各直属单位：

为了规范班级管理，培养学生的团队精神和档案意识，展示学生自我管理、自我服务的能力；为开展教育教学、学生管理和校园文化的研究积累素材，确保班级有关学生资料的完整性、安全性与延续性，经校领导同意，现将学生处、校友会办公室、档案馆联合拟订的《天津师范大学学生班级信息档案管理实施办法》转发给你们，请认真贯彻执行。

校长办公室

2016年4月18日

（此件主动公开）

天津师范大学学生班级信息

档案管理实施办法

第一章  总 则

第一条  为了规范班级管理，培养学生的团队精神和档案意识，展示学生自我管理、自我服务的能力，促进班级建设；为开展教育教学、学生管理和校园文化的研究积累素材，确保班级有关学生资料的完整性、安全性与延续性，根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令），结合学校实际，特制定本办法。

第二条  学生班级信息档案（以下简称“班级档案”）是指我校学生班级从建立到毕业期间的班集体和班级成员基本情况以及班级活动中产生的有保存纪念意义、具备可供日后查证等价值的历史记录。

第三条  班级档案材料是反映班级管理过程及结果的史实性材料，应实行集中统一管理，确保档案的完整、准确，系统与安全，便于开放利用。

第四条  班级档案是学校档案的重要组成部分，是反映人才培养成果的重要支撑材料，也是学校的宝贵财富。班级档案工作是学校班级管理的重要基础性工作。

   第五条  学校应当加强管理。相关部门必须将班级档案工作纳入工作计划，纳入管理制度，纳入相关工作人员的职责范围；力争做到在新生入学的同时，布置班级档案的收集工作，在学年或学期末检查、总结学生工作的同时，检查、总结班级档案工作，在班级毕业前，同步验收、移交班级档案。

第二章  班级档案归档范围

第六条  全日制班级档案归档的范围

   （一）综合材料

   1.班主任、辅导员简介；

2.班级概况、班主任、辅导员和任课教师寄语（毕业时完成）；

3.班训、班歌、班徽、班旗以及班纪录、班规等；

4.在校期间班委名单及班委变动情况表；

5.在校期间党支部(党小组)、团支部成员名单；

6.在校期间本班学生获得的各种学业奖励和参加科技、文艺、体育比赛奖励名单一览表；

7.班级获得的集体奖励或荣誉称号一览表；

8.班级分学期授课教师讲授课程一览表；

9.班级通讯录（注明：学院、班级、姓名、性别、政治面貌、担任职务、联络方式（手机号、QQ号、微信号、邮箱等）、家庭住址、就业去向）；

10.毕业班成员毕业留言；

11.班级大事记等；

12.其它材料，如班级重大党团、社团活动方案、计划、总结等。

以上文件材料须归档电子文件，材料不存在的可略去。

（二）教育教学活动等照片、视频材料

1.班主任、辅导员、任课教师照片；

2.班级成员入学时的免冠照片；

3.班级毕业合影照片（按照毕业生合影照片的规定，由学院另行归档）；

4.班级或个人参加学校内外、学院重要比赛活动的照片、视频等材料，并附活动简介或通讯稿，其内容包括：活动名称、时间、地点、参加活动的人物和活动概述；

5.班级开展社会实践、职业生涯教育、主题活动、专业学习等有关活动的照片、视频等材料，并附活动简介或通讯稿，其内容包括：活动名称、时间、地点、参加活动的人物和活动概述；

6.班级党团(社团)活动等有关活动照片、视频等材料，并附简介或通讯稿，其内容包括：活动名称、时间、地点、参加活动的人物和活动概述。

7.其他记录班级趣闻趣事以及有专业或班级特色与象征含义的照片、视频（附文字说明）等文件材料。

（三）实物材料

1.班级集体或个人在各种学业评比和科技、文艺、体育比赛中获得的各种锦旗、证书、奖状、奖牌、奖章、荣誉册、奖杯等，其中个人荣誉实物可移交扫描件或拍照件，班级集体荣誉需移交获奖实物原件。

2.班级成员在校学习和生活期间使用或形成的笔记、文章、诗词、回忆录、逸事、书画作品、工艺品、班级小报等各种可资纪念的资料和物品。

3.其它以上未详细列及，但能够反映班级历史与象征意义的实物等。

第三章  管理机制与职责划分

第七条  各学院职责

（一）分管学生工作领导

各学院是班级档案的责任单位，各学院分管学生工作的副书记是班级档案工作的责任领导，负责组织本学院辅导员或班主任落实班级档案建设与管理的工作，负责班级档案归档文件材料的质量监督，解决辅导员、班主任在班级档案管理中遇到的问题。

（二）辅导员、班主任

辅导员或班主任是落实班级档案建设与管理的直接责任人，是班级档案质量的审核人，并负责监督指导班委会开展班级档案的收集、整理、移交工作。

（三）班长、团支部书记和班级档案委员的责任

各届班长为班级文件材料归档的责任人，毕业班班长和书记为本班班级档案移交的责任人。负责组织落实班级形成的文件材料的收集、整理、移交工作。

班级档案委员可由本班其他班委兼任，也可选派他人。具体负责本班档案的收集、保管、整理、文件著录和移交。毕业班的班级档案委员、班长和书记可组成校友联络小组，为本班毕业后的校友联络员，（毕业前统一填写《天津师范大学校友联络员登记表》），负责本班毕业后校友的联络、校友活动记录以及校友发展等信息的记录与上传。

（四）学院教学办公室、系或教研室应做好学生班级档案中有关材料的提供服务工作。

第八条  校友协会（学生社团）的档案职责

校友协会协助学生处、档案馆、各学院校友协会分会、班级档案委员开展业务培训活动；协助学生处、档案馆组织开展班级档案收集归档和评比活动；组织各校友协会分会开展校友访谈和校史资料征集等活动。

第九条  相关部门的档案职责

（一）学生处应将班级档案建设纳入学生管理工作岗位职责，负责组织班级档案的业务培训和档案移交工作，协调班级档案归档问题。

（二）校友会办公室负责指导校友协会（学生社团）开展校友信息、校史资料的征集活动，并配合学生处、档案馆监督文件材料的归档工作。

（三）团委负责校友协会（学生社团）的建设与管理，配合校友会办公室指导校友协会的工作，为各学院建立班级档案提供相关资料。

（四）档案馆负责归档的业务指导，归档质量的验收、接收、分类和保管，并通过信息化和数字化手段开展档案利用。

第十条  班级档案实行一班一档管理，可以作为班主任工作考核、续聘、奖惩以及先进班集体评选等工作的重要依据。

第四章  整理和归档

   第十一条  班级综合材料等电子文件按“件”整理，其要求参照《天津师范大学归档文件整理规则》（档案馆网页“业务指导”栏目“立卷归档规范”）。

班级教育教学活动形成的照片档案、证书扫描件应著录、上传至“天津师范大学学生班级声像档案管理系统”，其要求参照《声像档案管理系统操作指南》；视频文件则应与其相应说明文件通过移动存储介质或刻录成光盘，移交至档案馆，视频电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

第十二条  班级档案保存期视文件材料的重要程度暂定为永久。

第十三条  班级综合材料电子版文档，可由班长或班级档案委员整理一份经学院审核后送档案馆拷贝，文件夹标题应规范。

例：2015级文学院汉语言文学专业本科****班综合材料

第十四条  班长或班级档案委员在学生毕业前两个月内将本班级档案 (含综合材料、视频文件、实物材料)移交学院，以学院为单位汇总后，根据学生处统一时间安排移交档案馆。

辅导员和各班主任要提前布置，避免出现突击造档案或缺档等情况。

第十五条  班级档案委员为班级档案立卷人，一般要保持人员稳定；班主任、辅导员或主管学生工作院领导为案卷审核人。

第十六条  移交与接收档案必须严格履行交接手续，检查文件的著录质量，打印移交目录，交接双方在移交目录上签名、盖章，各执一份存查。

第五章  档案保管与利用

第十七条  班级档案由档案馆统一保管。

第十八条  班级档案将使用于学校的校友工作、学生管理与校园文化的研究，同时为学生班级聚会等提供历史资料服务。

第六章  归档责任追究和漏交文件的追缴

第十九条  对立卷归档工作玩忽职守，造成档案丢失、损毁的，其立卷部门主管领导和直接责任人，将按照中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局颁布的《档案管理违法违纪行为处分规定》（第30号令）处理。

第二十条  档案馆要严格按照《天津师范大学关于印发文件材料立卷归档办法的通知》（师大政发〔2014〕20号）第二十六条规定，定期向学生处通报学院移交档案情况；对未按规定时间移交档案的，由学生处会同档案馆向相关学院发布《催档函》，对无正当理由，拒交档案的部门或个人，将向学院领导、联系学院校领导通报、追缴。

第二十一条  在档案收集中，对档案的真伪或者保存价值有异议的，档案馆或者立卷部门可提请市档案行政管理部门予以鉴定。

第七章  附 则

第二十二条  本办法适用于学校以班级建制存在的所有各类班级。

第二十三条  本规定由档案馆负责解释。

第二十四条  本规定自发布之日起施行。